Rechnungsnummer: Regeln und Formate

Das Umsatzsteuergesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, die nur einmal vergeben wird. Wie sie aussieht, ist weitgehend frei.

Stand: 11.11.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Was Pflicht ist

Einmalig: Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
Fortlaufend: eine oder mehrere Zahlenreihen, nachvollziehbar aufsteigend.
Buchstaben, Jahreszahlen und Kundenkürzel sind erlaubt.
Mehrere getrennte Nummernkreise (z. B. je Standort oder je Jahr) sind zulässig.
Eine lückenlose Folge verlangt das Gesetz nicht – Lücken sollten aber erklärbar sein.

Fünf bewährte Formate

Format	Beispiel	Gut für
Jahr-laufend	2026-014	fast alle
Jahr+Monat-laufend	202611-03	viele Rechnungen pro Monat
Präfix-Jahr-laufend	RE-2026-0014	Rechnung und Angebot trennen (AN-2026-…)
Kunde-laufend	K07-0003	wenige Stammkunden
Einfach laufend	1001, 1002 …	Start mit 1001 statt 1

Typische Fehler

Nummer doppelt vergeben, weil Word-Vorlagen kopiert werden
Stornierte Rechnung neu nummerieren statt Stornorechnung mit eigener Nummer
Rechnungsdatum als einzige Nummer, wenn an einem Tag zwei Rechnungen entstehen

Diese Angaben nicht jedes Mal von Hand zusammensuchen

Das Gründer-Paket ist ein Rechnungs- und Angebotswerkzeug im Browser: Pflichtfelder sind vorgegeben, Summen und Steuer rechnen sich selbst, Hinweise für § 19, Reverse Charge und 7/19 % sind eingebaut, Ausgabe als PDF. Dazu ein Grafik-Baukasten und die Pflichtangaben-Checkliste. Läuft offline, kein Konto, kein Abo.

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Häufige Fragen

Darf die Rechnungsnummer jedes Jahr neu bei 1 beginnen?

Ja, wenn die Jahreszahl Teil der Nummer ist (z. B. 2027-001), damit jede Nummer einmalig bleibt.

Darf ich mit Rechnungsnummer 1001 beginnen?

Ja. Eine bestimmte Startnummer schreibt das Gesetz nicht vor.

Sind Lücken in der Rechnungsnummer verboten?

Nicht ausdrücklich. Sie sollten aber erklärbar sein, etwa durch eine Stornierung.