Kassenbuch führen: Regeln und Vorlage

Wer bar kassiert, muss jede Einnahme und Ausgabe festhalten – nachvollziehbar, zeitnah und so, dass der Bestand jederzeit nachgezählt werden kann.

Stand: 11.11.2026 · Allgemeine Information, keine Steuerberatung.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Bilanzierende (Kaufleute, GmbH, eingetragene Einzelkaufleute) mit Bargeschäften: ja
Einnahmen-Überschuss-Rechner (Freiberufler, Kleingewerbe): kein förmliches Kassenbuch vorgeschrieben, Bareinnahmen und -ausgaben müssen aber einzeln und täglich aufgezeichnet werden – ein Kassenbuch ist dafür der einfachste Weg
Wer eine elektronische Registrierkasse nutzt, hat zusätzlich TSE- und Belegausgabepflicht

Die Regeln

Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 AO)
Jede Buchung mit Beleg und Belegnummer
Der Kassenbestand darf nie negativ sein – das wäre ein formeller Mangel
Kassensturzfähigkeit: Soll- und Ist-Bestand müssen jederzeit abgleichbar sein
Nachträgliche Änderungen nur nachvollziehbar (GoBD)
Aufbewahrung: Kassenbuch 10 Jahre, Buchungsbelege seit 2025 8 Jahre

Excel als Kassenbuch?

Eine Excel-Datei lässt sich unbemerkt ändern und ist allein nicht GoBD-konform. Praktisch heißt das: zeitnah ausdrucken und unterschreiben – oder eine GoBD-konforme Software nutzen. Für Einnahmen-Überschuss-Rechner mit wenigen Barvorgängen ist ein sauber geführtes und regelmäßig ausgedrucktes Kassenbuch eine verbreitete Lösung.

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Häufige Fragen

Muss ich als Freiberufler ein Kassenbuch führen?

Ein förmliches Kassenbuch ist für Einnahmen-Überschuss-Rechner nicht vorgeschrieben, Bareinnahmen und -ausgaben müssen aber einzeln aufgezeichnet werden.

Darf der Kassenbestand negativ sein?

Nein. Ein negativer Kassenbestand ist ein formeller Mangel und kann zur Schätzung führen.

Ist ein Excel-Kassenbuch erlaubt?

Excel allein erfüllt die GoBD-Unveränderbarkeit nicht. Zeitnahes Ausdrucken oder eine GoBD-konforme Software sind der sichere Weg.